E-imza ve Mali Mühür arasındaki farklar nelerdir? Elektronik imza ile mali mühür arasında bazı farklar vardır. Fakat ilk bakışta pek çok kişi konuyu ayırt etmekte zorlanabilir. Genel bakımdan elektronik imzanın mali mühürden ayrılan en temel özelliği e-imzanın sadece kişiye ait olması şeklinde bilinmektedir. Elektronik ya da E-imza kişinin mevcut belgeye atmış olduğu ıslak imzanın elektronik ortamdaki halidir. Aynı zamanda sadece kişiye özgün şekilde kullanılmakta olup yalnız e-imzayı atan kişiyi temsil ettiği bilinmektedir. Mali mühür ise kurumsal firmaların elektronik fatura veya e-Dönüşüm uygulamaları açısından kayıt sağlaması ve mevcut uygulamadan yararlanması için gerekli olan elektronik mühür olarak bilinmektedir.
Kurumsal kimliği temsil ettiği için e-imza özelliğinden ayrılır. Biri tekil bir kişiyi ifade ederken diğeri çoğul bir firmayı temsil edici adım olarak ta öne çıkmaktadır. Mali mühürler USB görünümüne sahip olduğu gibi elektronik kaşe görevi de görmektedir. Şirketlerde kullanılan mali mühürler birçok kişi tarafından elektronik imza gibi düşünülüyor olsa da elektronik imza değillerdir. Sıklıkla karıştırılan bu konu mutlak ayırt edici özelliklere sahiptir. Genel bakımdan farklarını yansıtan özellikleri şu şekilde sıralanır.
- E-imza tek bir kişiye ait olması
- Mali mühür kurumsal kimliğe ait olması
- E-imza elektronik ortamda imzalanması gereken belgelerde kişinin kullanabileceği ıslak imza yerine geçen onay sistemini dijital şekilde sunar.
- Mali mühür e-Fatura ve elektronik belgelerde içerik ve bütünlüğü korumaktadır.
Yukarıda yer alan farklar en ayırt edici özellikleridir. Genel farkları üst bölümde belirtilmiştir.
Mali Mühür E-İmza Yerine Geçerliliği
Mali mühür E-imza yerine geçerliliği konusunda sadece tek bir şekilde kullanılabildiği bilinmektedir. E-imza sahibi kişinin kendisine ait olan bir şirketi bulunuyor ve e-Fatura veya e-Arşiv Fatura kesmesi gerekiyorsa; elektronik imzasını kullanabilmesi mümkün olmaktadır. Bu durumda mali mühür veya kaşe olarak ta öne çıkan bir konu şeklinde değerlendirilmesi mümkündür. E-imza sahibi kişinin kendisine ait bir şirket bulunmuyor ise fatura kesmesi gerekse dahi bu şekilde kullanamayacağı bilinmektedir.
Mali Mühür Almak Zorunda Olanlar
Mali mühür almak zorunda olanlar için mevcut alım aşamaları dâhilinde tüzel kişilerin alma zorunluluğu öne çıkmaktadır. Kamu SM sayfası üzerinden formu doldurarak mali mühür başvurusunun yapılması mümkündür. Başvuru esnasında elektronik faturanın isteniyor olması sisteme yapılan kayıt aşamasındaki tanımlama şekli olarak bilinmektedir. Bu sistem sayesinde kolay bir şekilde mali mühür alınması mümkün olarak şirketlerin kurumsal işlemleri daha güvenli şekilde sürdürülebilmektedir.
E-Defter E-İmza İle Gönderme
E-defter E-imza ile gönderme konusunda alınan mali mührün e-imza sisteminde de kullanıldığı bilinmekte olup e-defter sistemine de gönderilebilmesinin mümkün olduğu bilinmektedir. Mevcut mükellefin yetki vermesi durumunda elektronik defterlerin Mali Müşavir veya özel entegratörler tarafından imzalanması mümkün olmaktadır. Gelişen bir sistem olması sayesinde elektronik ortamda yapılan işlemlerin daha güvenli olduğu da bilinmektedir. Çünkü evrak işlemlerinde oluşan karışıklık bulunamama gibi durumlar geçmiş yıllarda firmaların sık yaşadığı sorunlardan biri olarak biliniyordu.
E-SMM Düzenlerken Bulunması Gerekenler
E-SMM düzenlerken bulunması gerekenler konusunda aşağıda yer alan bilgiler şu şekilde belirtilmektedir.
- Serbest meslek erbabının; adı, soyadı, adresi, vergi dairesi TC kimlik numarası
- Müşterinin; adı, soyadı ya da unvanı, adresi, vergi mükellefi ise vergi dairesi, vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası
- Alınan paranın miktarının belirlenmesi (detaylı şekilde belirtilmeli)
- Belge numarası
- Belgenin düzenlenme tarihi
Yukarıda belirtilen maddeler e-SMM düzenlerken bulunması gereken belgelerin sıralama düzenidir.